Artigo Publicado no Webinsider (Rafael Cichini)
Antes de planejar sua carreira, comece planejando seu dia, depois planeje seu mês, bimestre, ano… A sua evolução profissional e pessoal é conseqüência de sua organização e capacidade de se planejar.
Organizar-se é uma tarefa difícil e especialmente fundamental na sua vida profissional e também do lado pessoal.
Organizar-se é muito ligado a gerenciar-se. Imagine que o líder de uma equipe precisa definir as tarefas de sua equipe, definir prazos e o modo como as tarefas serão executadas.
Com você não é diferente. Você é a equipe, então saiba se dividir: é preciso uma lista de pendências e dela uma espécie de cronograma pessoal. É preciso otimizar seu tempo e tentar ao menos concluir tudo o que se propôs ou se comprometeu a fazer no dia. E caso tenha tempo ocioso, usá-lo para se desenvolver ou adiantar as próximas tarefas, estas que também deverão estar programadas.
Tenha sempre a visão macro e micro de suas tarefas. Você precisa ter a visão do todo para eleger prioridades e comprometer-se com novas tarefas. Se não consegue organizar suas próprias tarefas, fatalmente não conseguirá liderar uma equipe.
Sua vida profissional provavelmente deve ser muito agitada e cheia de tarefas, portanto pede sempre respostas rápidas. Com certeza não é uma boa prática demorar a responder ao chefe sobre uma dúvida ou cobrança do status de algum trabalho.
Revise os cronogramas
Para tarefas maiores você precisa ter detalhado todos os passos. Monte um cronograma detalhado e atualize sempre a porcentagem de conclusão de cada fase. Não vale em nada um cronograma inicial, que fica esquecido durante o trabalho. Para ser útil, o cronograma pede um acompanhamento preciso de como está a saúde de todas as suas tarefas.
A vida é baseada em prazos: são nove meses pra nascer e ainda assim alguns apressados adiantam e nascem antes, outros atrasam. Passamos o dia inteiro olhando as horas, seja para chegar no escritório, para almoçar… Cada um gerencia o tempo baseado no que acredita ser o melhor a se fazer. Muitas vezes não escolhemos o melhor, mas o mais prazeroso, por exemplo.
Há diversos métodos criados para a organização pessoal e a administração de tempo. Mas nada o impede de criar o seu próprio método. Você pode usar o Project, o Excel, uma agenda convencional de papel, um caderninho ou até mesmo a sofisticada e ótima agenda Franklin Covey. Você também pode ao invés de adotar um destes recursos, utilizar todos eles a seu favor.
Você apenas precisa ter respostas rápidas, flexibilidade na programação de suas tarefas, um plano “b”, prever possíveis riscos, adiantar as próximas tarefas, e ter sempre as informações necessárias para caso um relatório de última hora seja solicitado. Essas são algumas das coisas que com certeza você precisa para organizar-se. O mundo corre e você precisa de agilidade, pois muitos dependem também de sua organização e produtividade.
